9. Regels zijn duidelijk, goed vindbaar; regels zijn geen paaseieren

helga en de kantoortuin

We hebben regels. Die staan nergens. Dat ken je toch wel: ongeschreven regels? Vind je dat raar? We werken hier met professionals, toch?

Een goed regelsysteem lijkt niet op een verlaten parkeergarage. En ook niet op een overwoekerd doolhof.

Een goed regelsysteem is redelijk, overzichtelijk en goed te handhaven. Het past op een simpel A4tje

En iedere medewerker weet wat er op dat A4tje staat.

Op eieren lopen

Soms moet je als nieuwkomer – stagiair, flexwerker, invaller van een andere afdeling – het zelf allemaal uitzoeken. Je krijgt de regels niet. Je moet het zelf maar uitzoeken; ze zijn verstopt. Als paaseieren.

– Nee! Stop. Wacht even. Dat kan zo niet. Weet je dat niet? Je kunt hier niet zomaar stiften pakken. Hoe denk je dat het geregeld is? Je moet weten hoe ver je kunt gaan. Moet ik je een beetje helpen?

Keep left. Look right. Ja, bijna, warm, warmer, daar, ja daar … ergens. Dit kan zich ontwikkelen tot een kantoorspel. Tot een machtsspel.

helga en de kantoortuin

Geen regels? Yes!

Projectmedewerkers komen van buiten een aantal weken hun ding doen. Daarna gaan ze verder. Volgende klus. Kun je een projectteam een team noemen? Die beleving is er niet altijd. Als experts met een been buiten de organisatie, communiceren ze bij voorkeur terughoudend. Zijn er geen regels? Prima.

De projectleider moet alert zijn. Bied je projectmedewerkers geen regels, geen een kader waarbinnen ze moeten presteren, geeft ze de vrije teugel. Zonder regels is het moeilijk om hen te sturen, te controleren, de voortgang en de kwaliteit te bepalen. Zo ontstaan cynische grappen over projecten, bijvoorbeeld automatiseringsprojecten.

– Duurde twee keer zo lang, werd twee keer zo duur en uiteindelijk kregen we nog niet de helft van wat vooraf werd beloofd.

Om dat te voorkomen, wil je als projectleider in het zadel zitten en niet eronder hangen.

Brainwave

Projectleiders zijn speciale teamleiders. Ze worstelen regelmatig met de aansturing van een ongeregeld team. Tijdens een werkbijeenkomst voor teamleiders stroopte een van hen de mouwen op en noteerde binnen zeven minuten:

Projectmedewerkers werkend voor Buro A:

  1. Denken mee
  2. Helpen elkaar
  3. Halen deadline
  4. Informeren elkaar
  5. Overleggen effectief
  6. Komen afspraken na
  7. Zijn goed op de hoogte
What’s next?

Zoek in je omgeving een afdeling waar medewerkers op eieren moeten lopen. Of bekijk een aflevering van Debiteuren crediteuren, of van Multilul Creative Advertising Media & Communication Consultants Agency, via Youtube.

Meer regelkennis? Blijf dit blog volgen.

Beeld: Helga Kos

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on Facebook

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *