4. Het opruimen van een vervuild regelsysteem

Regels maken is mensenwerk. En mensen maken fouten. Foute regels kunnen het regelsysteem vervuilen. Dus moet er over foute regels gesproken kunnen worden. En daarna moeten ze worden opgeruimd.

Kinderen vragen ouders niet om duidelijke regels. Taxichauffeurs vragen hun baas evenmin om regels. Studenten vragen niet om regels. Niemand vraagt leidinggevenden om regels. En toch zijn ze er.

Regels komen van een ander (1); die er belang bij heeft (2); de handigheid heeft ze op te stellen (3), de macht ze door te voeren (4) en bovendien de indruk wekt de regels streng te zullen handhaven (5). En die ander maakt bij wel eens een fout. Ook bij het opstellen van regels. Is dat erg?

Als leidinggevenden durven erkennen dat ze wel eens een foute regel bedenken – dan is het niet erg.

Mensenwerk

Regels maken is mensenwerk. Een foute regel is zomaar ingevoerd. En kan tot serieuze frustraties leiden als men aanneemt dat de regels ‘for ever and ever’ worden vastgelegd. Als eventuele foute regels onbespreekbaar en niet te veranderen zijn, zal er gelatenheid en passiviteit de organisatie binnensluipen.

– Zo is het hier nu eenmaal geregeld: wen er maar aan.

Wanneer er zo gedacht wordt, kunnen foute en ongeldige regels het regelsysteem gaan vervuilen en overbelasten. Dit kan de verhoudingen tussen teamleider en team verstoren, en prestaties onderuit halen.

regels vervuild overbelast

The Times They Are a-Changin’

Regels kunnen ook verouderen, uit de tijd raken.

De ene dag heb je een regel die goed werkt. Kort daarop is de houdbaarheidsdatum van die regel verstreken. En een tijd lang is er niemand die het door heeft. Dat kan gebeuren. Een voorbeeld uit 2001. Nadat twee vliegtuigen twee torens binnenvlogen in New York, was een groep MBO-studenten, van wie verwacht werd dat ze voor zichzelf een stageplaats konden regelen, van de ene op de andere dag nergens meer welkom. Omdat hun naam en uiterlijk vreemd waren. Vreemder dan een paar weken daarvoor.

Je eigen stage regelen was goed geregeld. De opleiding was er trots op, het liep immers uitstekend. Tot die ene dag in 2001. Toen werd die regel van de ene op de andere dag onwerkbaar.

– We hadden het eerst niet door. We vonden die jongens gewoon lui. En zij vonden ons stomvervelend, vertelden twee docenten. De tijd, de tijdgeest, was veranderd. Na enkele maanden werd het probleem erkend en de regel aangepast en het regelsysteem was snel weer up to date.

Fout, verouderd en de rest

Af en toe moet de bezem er door. Let bij het opschonen van het regelsysteem op:

  • Foute regels
  • Regels uit angst
  • Verouderde regels
  • Regels gemaakt voor lastige types
  • Regels gemaakt uit beleidsijver (bureaucratie)
  • Tot communicatie verplichtende regels (praatplicht)
What’s next?

Kijk naar de regels op je eigen werk/opleiding. Is er een speciale trend waar te nemen? Veel regels uit angst? Een bureaucratische overdaad? Wat zijn daarvan de gevolgen: in één alinea uitgedrukt?

Meer regelkennis? Blijf dit blog volgen.

Beeld: Helga Kos

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on Facebook

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *