4. Opruimen van een vervuild regelsysteem

Regels maken is mensenwerk. Dus ook regelmakers maken wel eens fouten. Die foute regels zullen het regelsysteem vervuilen. Onherroepelijk. Dus moet over foute regels gesproken worden. En daarna moeten ze worden opgeruimd.

Kinderen vragen ouders niet om regels. Taxichauffeurs vragen hun baas niet om regels. Studenten vragen evenmin om regels.

En toch zijn die regels er. Soms meer dan medewerkers willen. Vaak hinderlijker dan een medewerker werkbaar acht. Waar komen die regels vandaan? Dat is eenvoudig: regels komen 1. van een ander; 2. die er belang bij heeft; 3. die de handigheid heeft ze op te stellen, 4. die de macht heeft om ze door te voeren en 5. de indruk wekt de regels streng te gaan handhaven.

En die ander – de regelmaker – maakt bij het opstellen van regels soms een fout. Is dat erg? Nee. Is het in de dagelijkse praktijk lastig? Ja. Bijzonder lastig.

Maar als de regelmaker bereid en in staat is snel fouten uit het systeem te halen, is het niet erg.

Mensenwerk

Een foute regel is zomaar ingevoerd.

Serieuze frustraties kunnen er het gevolg van zijn. Zeker als er wordt gedacht dat de regels ‘for ever and ever’ zijn vastgelegd. Zijn foute regels onbespreekbaar en niet te veranderen, dan is het onvermijdelijke dat gelatenheid, passiviteit en ontgoocheling binnensluipen in taal en  gedrag van medewerkers.

– Zo is het hier geregeld. Dus wen er maar aan.

Wanneer zo gedacht wordt, kunnen foute en ongeldige regels het regelsysteem vervuilen en overbelasten. Dit kan verhoudingen tussen teamleider en team verstoren, en prestaties onderuit halen.

regels vervuild overbelast

The Times They Are a-Changin’

Regels kunnen ook, in de loop van de tijd, verouderen en ongeldig worden.

De ene dag heb je een regel die goed werkt. Kort tijd later is de houdbaarheidsdatum verstreken. Dat kan gebeuren. Een voorbeeld uit 2001. Nadat twee vliegtuigen twee torens binnenvlogen in New York, was een groep MBO-studenten, die geacht werden voor zichzelf een stageplaats te regelen, van de ene op de andere dag nergens meer welkom. Omdat hun naam en uiterlijk vreemd waren: vreemder dan een paar weken daarvoor.

Je eigen stage regelen was goed geregeld. De opleiding was er trots op, het liep immers uitstekend. Tot die ene dag in 2001. Toen werd die regel van de ene op de andere dag onwerkbaar.

– We hadden het eerst niet door. We vonden die jongens gewoon lui. En zij vonden ons stomvervelend, vertelden twee docenten. De wereld en de tijdgeest waren veranderd. Na enkele maanden zagen we het probleem: de regel gewist, we moesten iets nieuws bedenken en het regelsysteem te repareren.

Haal de bezem door een vervuild regelsysteem

Af en toe moet de bezem er door. Dat is een rotklus. Vooral als er sprake is van aanzienlijk achterstallig onderhoud.

Zoek op en verwijder:

  • Foute regels
  • Regels uit angst
  • Verouderde regels
  • Regels gemaakt voor lastige types
  • Regels gemaakt uit beleidsijver (bureaucratie)
  • Tot communicatie verplichtende regels (praatplicht)

Het is een klus waarmee je medewerkers en plezier meedoet en ook de sfeer en de samenwerking makkelijker en beter maakt.

What’s next?

Kijk naar de regels op je eigen werk/opleiding. Is er een speciale trend waar te nemen? Veel regels uit angst? Een bureaucratische overdaad? Wat zijn daarvan de gevolgen: in één alinea uitgedrukt?

Meer regelkennis? Blijf dit blog volgen.

Beeld: Helga Kos

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on Facebook

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *